Lưu ý quan trọng để tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp thành công

Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có những đặc điểm riêng biệt, yêu cầu khác nhau. Đối với những sự kiện cho doanh nghiệp, thành công là khi đem lại nhiều lợi ích cho đơn vị đó, đạt được mục đích hướng đến. Vậy nên ngay từ bước đầu tiên lên kế hoạch đã cần phải chú ý, thật kỹ lưỡng.

Địa điểm nơi dự định tổ chức sự kiện

Cần căn cứ vào loại hình sự kiện và một số yếu tố khác để lựa chọn địa điểm phù hợp cho sự kiện. Chẳng hạn, đối với sự kiện hội nghị hội thảo thì nơi thích hợp nhất là hội trường, căn cứ vào số lượng trong danh sách khách mời nhiều hay ít để thuê hội trường lớn hay hội trường chỉ có diện tích nhỏ.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới thì có thể lựa chọn tổ chức ở trong nhà hoặc ngoài trời. Nếu địa điểm ở ngoài trời thì nên chọn nơi có đông người qua lại, việc quảng bá sản phẩm sẽ hiệu quả hơn.

Ngoài ra, khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện thì cần lưu ý tới các yếu tố khác như không gian, vị trí diễn ra sự kiện có dễ tìm hay không? An ninh, bảo vệ, bãi đỗ xe,..?

Thời gian chuẩn bị cho sự kiện

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, đạt thành công mỹ mãn thì cần một khoản thời gian để chuẩn bị, setup mọi thứ như sân khấu, các trang thiết bị kỹ thuật, lên danh sách khách mời, lên kịch bản chương trình, các tiết mục văn nghệ, ý tưởng trang trí không gian,…

Thông thường, nên bắt đầu chuẩn bị cho sự kiện trước 1 tháng. Đối với những doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện, để không xảy ra bất cứ vấn đề gì, nên căn đủ thời gian cần thiết để chuẩn bị mọi thứ trước khi buổi sự kiện diễn ra. Nếu thuê dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn hảo theo đúng hẹn.

Điều kiện thời tiết

Vào những tháng thường xuyên mưa hoặc quá nóng không phải thời điểm lý tưởng tổ chức sự kiện. Vậy nên, thời gian này có rất ít các sự kiện diễn ra.

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời phải đặc biệt lưu ý đến vấn đề thời tiết. Có những khi trời đột nhiên mưa mà dự báo thời tiết không dự liệu trước. Vậy nên, cần chuẩn bị các vật dụng như phông bạt, ô, dù,.. để đề phòng trường hợp thời tiết xấu.

Người dẫn chương trình

Người dẫn chương trình hay còn gọi là MC đóng vai trò vô cùng quan trọng, chìa khóa quyết định buổi sự kiện đó có thành công hay không. Nhất là đối với tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp thì cần đặc biệt lưu ý vấn đề này. Muốn truyền bá tốt các thông điệp, giới thiệu sản phẩm / dịch vụ tới khách hàng thì cần MC phải diễn đạt truyền cảm, sao cho thu hút được sự chú ý của khách mời và giới truyền thông.

Một MC giỏi sẽ kiểm soát được tốt xuyên suốt chương trình, đi theo mục tiêu mà người quản lý sự kiện đưa ra, có giọng nói truyền cảm và ngoài hình tốt.

Kịch bản cho chương trình

Song song với chọn MC tốt thì cần thiết kế kịch bản cũng phải chỉnh chu. Kịch bản phải thật chi tiết và tỉ mỉ. Bên cạnh đó, những ý tưởng sáng tạo là điều không thể thiếu. Một kịch bản tốt khi nội dung có những điểm nhấn thu hút sự chú ý, tương tác của khách mời.

Hãy lên kịch bản khi bắt đầu nhận sự kiện cùng với việc lên kế hoạch. Đưa kịch bản sớm cho MC đọc và chuẩn bị trước.

Lên phương án xử lý rủi ro

Đây là điều mà bất cứ nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào cũng lưu ý. Đối với những người không chuyên thì việc lên kế hoạch là điều khó khăn, thậm chí khi đã dự trù các tình huống xấu rồi thì vẫn có thể xuất hiện các vấn đề ngoài dự liệu. Vậy nên, để an tâm hơn, bạn nên thuê công ty dịch vụ tổ chức sự kiện, truy cập website: https://azevent.vn để xem báo giá và các sự kiện mà AzEvent đã tổ chức.

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN SỐ 1

Địa chỉ trụ sở chính: LK 17-19(245) Khu đô thị mới Văn Khê, Phường La Khê, Quận Hà Đông, Tp Hà Nội.

Văn phòng giao dịch : Chung cư Bắc Hà Tower ( C37 Bộ Công An ), 17 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: 09123.86.968 – 0904.69.68.89 — Email: [email protected]